Le passage au flex-office est un choix radical, celui de supprimer – partiellement ou totalement – les bureaux nominatifs au profit de bureaux libres. Un choix qui répond à des contraintes financières, mais qui impose de relever de nombreux défis. C’est notamment sur le plan managérial que le challenge s’avère crucial.

Une nouvelle expérience de travail par le flex-office

Passer d’une organisation du travail « classique » avec des bureaux attitrés à un espace qui apporte flexibilité et liberté permet de redistribuer les cartes. Certaines entreprises utilisent le flex-office pour rationaliser le nombre de mètres carrés et réduire le nombre de postes de travail par rapport au nombre de salariés. Car certains sont en déplacement, travaillent à domicile ou encore dans un bureau satellite, il est possible de libérer de la place… et de la redistribuer pour un usage collectif.

Mais le flex-office ne permet pas d’emblée d’économiser sur la facture immobilière. Il s’agit au mieux d’une action qui permet d’absorber l’arrivée de nouveaux collaborateurs, et avant tout d’une organisation nouvelle, avec plus de « commun ». On découvre alors des espaces partagés, des salles de travail en groupe, des espaces créatifs ou de brainstorming, mais aussi des bureaux pour l’isolement lorsque cela est nécessaire.

Selon JLL[i], leader mondial du conseil en immobilier d’entreprise, 24% des espaces de travail seront flexibles en 2020 (contre 13% en 2018) notamment car une large majorité des entreprises (61%) souhaitent accroître la flexibilité et l’agilité pour améliorer l’expérience de travail. « Cette refonte organisationnelle recouvre de nombreux enjeux (humains, managériaux ou économiques). Ce n’est jamais une simple affaire d’immobilier. Le flex s’inscrit dans un projet d’entreprise, fort et engageant, impulsé par la volonté de repenser le rapport au travail ».

Le défi managérial au cœur du flex-office

Le flex-office est la traduction visible de la fin des modèles managériaux verticaux et hiérarchisés. Sans bureau attitré, c’est le mode de travail par projet qui émerge. On côtoie de nouveaux collègues, des membres d’autres services, on se retrouve côté à côté avec un responsable. En faisant sauter le confort du bureau individuel et clairement désigné, l’objectif est d’impulser une méthode managériale horizontale basée sur la responsabilisation et l’échange.

Plus de cloisons, plus de frontières. Le flex-office est vanté par certains comme un véritable levier de performance et de productivité pour l’entreprise. Il est en effet riche de promesses managériales et humaines :

  • Les conflits peuvent plus facilement être résolus, café en main, grâce au décloisonnement et au côté moins formel du flex-office.
  • En rencontrant d’autres collaborateurs, il est possible de monter en compétence, de s’enrichir d’autres expériences, et de développer de nouvelles qualités.
  • Ouvert, l’espace de travail est source de créativité – pour le meilleur ou pour le pire – et chacun fait partie de l’aventure.

Les managers doivent s’adapter et ne peuvent plus compter simplement sur la taille de leur bureau ou l’étage auquel ils se situent pour prendre l’ascendant. Il faut apprendre à gérer ses collaborateurs avec cette nouvelle horizontalité. Savoir être un manager influent avec ces nouveaux codes est un vrai défi… dès aujourd’hui !

[i] https://www.jll.fr/fr/campaign/flex-office