Et si le luxe, c’était la flexibilité ? Que vous soyez encore une jeune et petite structure, ou même une entreprise de taille intermédiaire voire un grand groupe, vous ne pouvez pas ignorer une réalité : les espaces de bureaux sont essentiels. Essentiels pour bien travailler (c’est une évidence), mais au-delà, essentiels pour développer la satisfaction des employés, leur rétention, et les mener au succès (vous pouvez notamment lire à ce sujet notre article salles de réunion). Pour optimiser leur rôle essentiel, vos espaces de bureaux doivent devenir flexibles. Quoi ?

La flexibilité, nouvelle manière de penser l’organisation du travail

Toujours plus d’entreprises se lancent en quête de la meilleure organisation pour les espaces de bureau. Le cloisonnement ? Trop années 80. L’openspace ? Trop années 90. La mode est à la flexibilité. Avec une organisation flexible, qui permet de multiplier les espaces de bureaux, l’objectif est d’attirer (et de fidéliser) de nouveaux talents, en leur offrant un cadre de travail évolutif. Bureaux fixes, bureaux mobiles, télétravail, travail dans un tiers-lieu (comme un espace de coworking), les solutions ne manquent pas. Les combiner offre au salarié une liberté et un vrai sens des responsabilités.

Et au sein de ces solutions, la flexibilité est là encore présente. Même dans un bureau classique, l’espace peut être modulé rapidement en déplaçant quelques éléments. Dans un lieu de coworking, une entreprise peut réserver quelques bureaux, puis augmenter sa présence pour une période donnée, si un projet l’exige. Plus rien ne doit être figé.

La flexibilité et son impact sur les espaces de travail

Une organisation des espaces de travail flexible, plus efficace, qui correspond aux besoins de chacun, c’est une petite révolution dans le monde de l’immobilier de bureaux.

Les collaborateurs disposent ainsi d’une meilleure mobilité : ils peuvent travailler même en étant en déplacement (par exemple en se rendant dans un espace de coworking dans une ville lors d’un voyage d’affaires) ;
Le home-office fait partie de ce mix et de cette flexibilité nécessaire. Le travail à domicile permet de libérer de l’espace, mais aussi de coller aux attentes de certains collaborateurs qui veulent travailler chez eux 1 à 2 jours par semaine pour gagner en qualité de vie. Pas de déplacement, c’est du temps de gagné ;
La flexibilité s’impose aussi dans les plannings. La semaine peut parfois être raccourcie, avec un passage à 80% qui ne fait pas perdre en productivité à l’entreprise, car les espaces de travail sont plus facilement accessibles.

Pourquoi la flexibilité est-elle aujourd’hui devenue nécessaire ? Pour réduire les coûts de structure, en limitant les mètres carrés nécessaires. Plusieurs études viennent appuyer ce constat qu’il est venu le temps d’arrêter d’acheter / louer des espaces sans penser à leur optimisation. En moyenne, 30% des bureaux sont vacants dans le monde, et les salles de réunion ne sont utilisées que 44% du temps (chiffres Optimaze Workplace Review – Insights 2016[i]).

Pour une entreprise, la bonne voie à suivre est complexe : elle consiste à associer l’achat (lorsque cela est possible), la location avec un bail classique, la location précaire (au jour, au mois), ou encore les ententes avec des tiers lieux. Un écosystème à construire, qui mènera au final à de réelles économies et dopera la productivité. Prêts pour cette révolution

[i] http://rapal.com/workplace-management-services/optimaze-workplace-review/