Le bail commercial classique, parfois appelé bail 3-6-9, n’est pas le seul contrat de location bureau qui s’offre aux entreprises à la recherche de bureaux. Si ce contrat de location traditionnel encadre encore aujourd’hui la plupart des locations, ses contraintes poussent de nombreuses entreprises à trouver des alternatives, comme la location flexible. Celle-ci apporte plus de liberté, et devient même un outil pour optimiser la trésorerie des petites entreprises comme des projets en plein développement. Explications.

Le bail 3-6-9, une solution qui plombe les finances d’une entreprise

La location de bureaux équipés présente un coût au mètre carré en apparence plus élevé à régler chaque mois que la location traditionnelle via le bail 3-6-9. Mais en prenant en compte l’ensemble des coûts cachés, comme le dépôt de garantie ou la caution bancaire imposée par les bailleurs, elle s’avère finalement plus économique. Ces coûts « invisibles » si l’on se focalise uniquement sur le montant du loyer sont pourtant nombreux et à ne pas négliger :

Le dépôt de garantie : librement déterminé par les parties lors de la conclusion du bail, bien souvent de trois mois ;
La caution bancaire : en général équivalente à trois mois de loyer (ce qui sera le minimum demandé pour une jeune société) ;
Les honoraires versés à l’agence immobilière ;
Parfois, les trois premiers mois de loyer (si celui-ci est payable d’avance).

Pour une petite entreprise, sortir ces sommes pour avoir des bureaux signifie de la trésorerie bloquée. Cette somme d’argent n’est pas utilisée à d’autres fins, alors que le cash est bien souvent nécessaire notamment lors des phases de démarrage. Sans oublier que le fait de verser des honoraires à une agence immobilière, c’est une somme d’argent perdue… Bref, se loger est finalement très couteux pour une entreprise, avant même qu’elle ne prenne réellement possession des lieux.

Les coûts liés au bail 3-6-9 que vous oubliez

Les coûts liés au bail commercial 3/6/9 classiques ne s’arrêtent pas aux fonds demandés dès le départ. Il faut également s’équiper, avec l’achat de bureaux et de mobilier, d’équipements pour les salles de réunion, de machine à café… Ces coûts ne sont pas résiduels. Rapportés à une période d’une, deux ou trois années, ces coûts sont très importants comparés aux sommes versées via la location de bureaux « flexible », avec un loyer qui comprend tout, sans coûts cachés. Louer des bureaux équipés reste une solution temporaire ? Quelle est la durée optimale avant de passer sur un bail classique, ou un achat de locaux ?
Il n’est pas toujours pertinent de raisonner en termes de durée de location. Le point de bascule qui rend le bail commercial classique pertinent, voir même l’achat de locaux, est bien souvent lié à la taille de l’entreprise. Au-delà de 10 ou 15 salariés, alors le besoin de pérenniser la situation immobilière se fait sentir. Après deux ou trois exercices réalisés, la faculté de négocier avec un bailleur est plus importante qu’en phase de création. Les bureaux flexibles sont donc une réponse pour de nombreuses entreprises, nouvelles ou déjà expérimentés, qui ne veulent pas « plomber » leur trésorerie.
Mais il existe des contre-exemples, notamment pour les start-up à forte croissance. Chez Symphony Partners, nous accueillons depuis plusieurs années une start-up qui compte aujourd’hui… plus de 20 collaborateurs. Leur effectif double chaque année, notamment grâce à la flexibilité apportée par notre solution de bureaux équipés. Grâce à cette solution flexible, ils ont recruté massivement et se sont développé sans bloquer une année de loyer (en général les sommes exigées si l’on combine dépôt de garantie, caution bancaire et frais d’agence)